時間管理: Timeboxing 時間箱/自定義課表

這方法竟然對我有效

Louie

時間箱是結合行事曆以及待辦事項的一種時間管理方式。時間箱就像課表,將時段切細後由使用者規劃每個時段該做的事情。相較於待辦清單,時間箱在時間管理上更為積極有效。上週在 Twitter 看到 HBR 的一篇時間管理的文章:告別「待辦清單」,改用「時間箱」,對於我這個時間管理苦手,在上網找了一下圖以及概念之後,便決定開始嘗試使用這個時間管理方法。嘗試一個禮拜的結果如下圖,整體而言,這個方法對我自己的時間規劃是有益處的:能夠知道自己事情做了多久、還有多少時間可以規劃、定時起身的休息。

Timeboxing: 透過在行事曆上設置時間盒,達到時間管理的效果

開始採用時間箱來管理時間

時間箱管理可以分為下面幾個步驟:

  • 確認以下幾個時間段的設定
    • 起床/早餐時間: 預防賴床
    • 工作時間長度: 可以設定成 30/40/50/60 分鐘,我採用 30 分鐘為一個工作時間段
    • 休息時間長度: 自由設定,我採用 10 分鐘作為一個休息時間段
    • 吃飯時間: 可以抓一個小時
  • 在你的行事曆預先上把空格填上 (可以使用重複事件)
Timeboxing: prepareing
預先在行事曆上填上時間箱
  • 填上每個時間箱要做什麼事情
  • 準時執行!
    • 休息時間段滑手機收信看網頁。
    • 工作時間段認真做事。

有變化的地方,就在於如何在時間箱上填上該做的事情。我自己使用敏捷(隨性)的方式規劃:吃早餐的時候規劃下兩個時段的事情,休息時根據工作現況再規劃下面幾個時段,看是可以插入其他次要事情,還是繼續完成現下的工作。同時,不同性質的事情會使用不同的顏色區隔,方便查看。HBR 在 2014 年給出的建議則是採用規劃好一整週時間段的方式執行。

在已經規劃好的工作時間段上,即便還沒有完成事情,遇到休息時間時也應該起來動一動上廁所,等到下一個工作時間段時在回來工作上。不輕易延長工作時間段,我們需要休息。如果真的有時間超越的情況 (增加,縮短),則再去改動行事曆上的時間。

沒錯,根本就是義務教育的課表,只是替換成自己規劃做事的內容而已。

時間箱優點

  • 了解一天實際做了多少事情
  • 了解當前還有多少時間段可以規劃做事
  • 提供定時起身的休息的機會
  • 相對於 TODO List,時間箱強迫你一定要規劃事情開始執行
  • 是個 Compulsion loop,休息、規劃、做事、休息、規劃、做事,容易推動人心

時間箱缺點

  • 如果你的工作容易被 Interrupt,這個方法可能比較難應用

結尾

嘗試一個禮拜的結果,我覺得大幅改善我使用時間的方式,而且可以追蹤、了解今日做了什麼/還能做什麼。如果沒有意外,大概還會持續使用這個方式規劃時間。

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2 comments On 時間管理: Timeboxing 時間箱/自定義課表

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