致勝高應大社團預算審查會二讀三步驟

前言

作為一個參加五次高應大預算審查會二讀的學生,我想我有必要將我看到的缺失列出來,讓大家參考一下。好讓我們能夠省下雙方的時間,不要為了一些枝微末節的事情浪費時間。

我認為預算審查對於社團而言,其實只是像是 Code review 而已,只要你能夠用常人能夠理解的方式解釋預算的編列,通常不會去刁鑽什麼東西。但是很多時候,我們連好好的解釋預算編列都沒有辦法。你可以說預算是活動執秘編列的,關我社長什麼事情,但是請記得,這最後還是你社團的活動,既然你要來開會了,就請先看過你的預算書。

請以後送出預算前,打開這篇文章,照著以下三步驟檢查你的預算。真的,做完之後,省下來的時間你我都能做更好的利用。

利益揭露:一次當秘書旁聽、兩次當社長被審查、兩次當議員開會審查。

 

第一步:前後一致

很多社團會把活動預算分給不同的執秘去打,這是沒有問題的,但是請再送出前,檢查相關的預算科目估的價格有沒有「前後一致」。

什麼叫作前後一致?就是你的第一份活動跟第二份活動的預算,假設都有估上相同的科目,請不要有相差太多的價格。

舉個例子,今天看到一個狀況是前一個活動預算表,獎狀紙是 100 元 2 份,下一個活動的預算表,獎狀紙卻是 70 元 2 份。這就是前後不一致。這個在審查的時候看到一定會問,很浪費時間的。

第2步:查價、多舉證

請,務必,不要用想、猜、大概、可能、應該、學姊說、以前都是、這種方式來估一個科目的價格。每個東西都有它「合理正常」的範圍,審查的人不是沒有當過社團人員,你估一張海報 500 元,這我一定會問你,因為旁邊的影印店 A2 輸出一張也才 80 元左右,A0 輸出一張 200 多有找。

或是印一張獎狀估 30 元,這根本就是騙人的嗎 Q_Q,打個電話到影印店問一下, 就會有答案了:一面彩色 5 元。真的,我們可以把時間省下來做更有意義的事情。

然後多舉證,把你自己放在審預算的角色上,去批判你的預算表,想想看那邊是一看就怪的地方,然後把價格查好,如果是合理的預算編列,你可以在我們問你之前,就先跟我們說明。

第3步:拆拆拆

拆,把你的預算拆開來。根據心理學實測,人們對於數字龐大的單項預算,會出現有想要刁難的傾向。例如說一筆 8000 元的場地佈置費,我一定會問你這裏面要做什麼?或是獎金一筆 6000 元,我一定會問你怎麼分配獎金。

請把他拆成「獎金 – 第1名 3000 一筆」、「獎金 – 第2名 2000 一筆」、「獎金 – 第1名 1000 一筆」;「場地佈置 – 大掛 2000 一筆」、「場地佈置 – 美宣用紙 10 10張」等等。你把帳弄到我們一目了然,我自然也不會多問你什麼問題。省下的時間,我們又可以做更多事情了。

後言

精通以上三步驟,我相信你我雙方都能省下更多時間,來做更有意義的事情。感謝各位。

 




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